Importar usando "Data Migration Manager"

1. INTRODUCCIÓN
Siempre que instalamos una nueva aplicación nos gustaría vivir en un mundo ideal en el que no tengamos que importar datos creados con otras aplicaciones y que se empezara de cero con nuestro flamante Microsoft CRM 4.0. Sin embargo, la realidad nos dice que ninguna empresa parte de cero y prácticamente todas las empresas que implantan Microsoft CRM cuentan previamente con datos de clientes que quieren por supuesto seguir manteniendo con el nuevo sistema. En las empresas más pequeñas estos datos pueden venir en forma de una hoja Excel en la que guardan todos sus contactos y en las empresas más grandes estos datos formarán parte de alguna base de datos corporativa.

La buena noticia es que Microsoft es consciente de esta necesidad y proporciona de forma gratuita el Data Migration Framework para acometer estas tareas. Este framework está compuesto por una serie de herramientas que pueden ser utilizadas para migrar datos desde cualquier origen de datos a Microsoft CRM. Una pequeña salvedad: no podremos migrar datos de entidades personalizadas, sólo de las entidades estándar de CRM.
Rendimiento del Data Migration Framework.

En casi todos los proyectos empresariales de CRM, es muy probable que se nos plantee la necesidad de realizar una migración inicial de datos desde otras aplicaciones. Para este escenario, Microsoft dispone de un conjunto de herramientas agrupadas bajo el nombre de Data Migration Pack. Este pack contiene plantillas de migración para algunas aplicaciones como Act o Siebel. Para el resto de aplicaciones, es el propio usuario el que debe establecer la relación entre los datos de origen y los datos de destino (CRM). Para ello, al instalar el Data Migration Framework, se crea una base de datos de staging con una estructura análoga a la de la base de datos de CRM. Una vez hemos migrado los datos de nuestras aplicaciones a esa base de datos de staging se ejecuta la herramienta de importación.

Microsoft Dynamics CRM 4.0 Data Migration Manager
DMM ( Dynamics Migration Manager ) ha sido diseñado para ser una solución de migración de datos rápida, predecible y de fácil despliegue para entornos corporativos.

Utilizando el Microsoft Dynamics CRM 4,0 Administrador de migración de datos, usted puede convertir y cargar datos desde otra gestión de relaciones con clientes (CRM) para Microsoft Dynamics CRM 4,0. El Administrador de migración de datos incluye datos de mapas por defecto para convertir la fuente de datos común de varios sistemas de CRM para el formato de datos esperado por Microsoft Dynamics CRM 4,0. Durante la conversión y el proceso de migración, puede crear su caso, la costumbre entidades o atributos para asegurarse de que no se pierda el legado de datos durante el proceso de migración.

Importante: No instale si está usando Microsoft Dynamics CRM en línea, descargar e instalar Microsoft Dynamics CRM Online Data Migration Manager.

Mediante el Administrador de migración de datos de Microsoft Dynamics CRM 4.0, puede convertir y cargar datos desde otro sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) a Microsoft Dynamics CRM 4.0.El Administrador de migración de datos incluye asignaciones de datos predeterminadas para convertir datos de origen desde varios sistemas de CRM habituales al formato de datos que espera Microsoft Dynamics CRM 4.0. Durante el proceso de conversión y migración, puede crear cualquier entidad o atributo personalizado necesario para asegurarse de que no pierde datos heredados durante el proceso de migración.
El enlace para su descarga es:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6766880a-da8f-4336-a278-9a5367eb79ca&displaylang=en



Otras descargas que destacamos son:
1. Microsoft Dynamics CRM 4.0 Sample Database Readme (On-Premise Edition)
2. Microsoft Dynamics CRM 4.0 for Microsoft Office Outlook (On-Premise and Microsoft Dynamics CRM 4.0 Service Provider Editions)
3. Microsoft Dynamics CRM 4.0 User's Guide
4. Microsoft Dynamics CRM 4.0 Help Update (On-Premise Edition)
5. Microsoft Dynamics CRM Online Data Migration Manager


Problemas de instalación conocidos
En esta sección se describen problemas conocidos que se pueden producir al instalar el Administrador de migración de datos de Microsoft Dynamics CRM 4.0.

El Administrador de migración de datos no se puede ejecutar al mismo tiempo que Microsoft Dynamics CRM para Outlook
No se puede ejecutar el Administrador de migración de datos mientras se esté ejecutando Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook.
Deshabilite temporalmente Microsoft Dynamics CRM
- En el área de notificación, haga clic en el icono del host de la aplicación Microsoft Dynamics CRM y elija Deshabilitar CRM. El icono aparece en gris.
Microsoft Dynamics CRM se habilitará de nuevo la próxima vez que inicie Outlook.

La versión del Administrador de migración de datos debe coincidir exactamente con la versión de Microsoft Dynamics CRM a la que se conecta
Si la versión del Administrador de migración de datos que está usando no coincide con la versión de Microsoft Dynamics CRM a la que se intenta conectar, puede que el Administrador de migración de datos deje de responder o que se quede en blanco la pantalla de inicio de sesión. Para conectar el Administrador de migración de datos a Microsoft Dynamics CRM, los números de compilación de ambas aplicaciones deben ser exactamente iguales (por ejemplo, 4.0.7333.3). Si las versiones no coinciden, no se mostrará ningún mensaje específico.
Si la pantalla de inicio de sesión del Administrador de migración de datos se queda en blando durante un tiempo considerable, puede deberse a que las versiones no coinciden entre el Administrador de migración de datos y Microsoft Dynamics CRM. Compruebe que está trabajando con versiones idénticas de ambas aplicaciones.

El Administrador de migración de datos no se debe instalar en un equipo compartido
No instale el Administrador de migración de datos de Microsoft Dynamics CRM en un equipo compartido por varios usuarios.


Puede que la Ayuda del programa de instalación del Administrador de migración de datos no se muestre en el idioma correcto si desinstala la aplicación y la reinstala en un idioma diferente
Si instala el Administrador de migración de datos en un idioma, desinstala la aplicación y reinstala el Administrador de migración de datos en otro idioma, puede que la Ayuda del programa de instalación se muestre en el idioma de la primera instalación.
Para resolver este problema, elimine el archivo EnviromentDiagnostics.chm de la carpeta temporal.
1. Inicie el Explorador de Windows y busque la carpeta temporal.
De forma predeterminada, la carpeta temporal se encuentra en la siguiente carpeta, donde Usuario es el nombre del usuario que instaló el Administrador de migración de datos:
Unidad:\Documents and Settings\Usuario\Local Settings\Temp
En Windows Vista, la carpeta se encuentra en la siguiente carpeta, donde Usuario es el nombre del usuario que instaló el Administrador de migración de datos:
Unidad:\Users\Usuario\AppData\AppData\Local\Temp
2. Haga clic con el botón secundario en el archivo EnviromentDiagnostics.chm y elija Eliminar.
3. Ejecute de nuevo el programa de instalación del Administrador de migración de datos.


Problemas conocidos de las áreas de características
Los datos de fecha con formatos inesperados se pueden migrar después de convertirlos a un formato coherente con la configuración de formato de fecha
El Administrador de migración de datos de Microsoft Dynamics CRM 4.0 valida los datos de fecha en los datos de origen durante la migración. En los casos en los que los datos de fecha no tenga el formato especificado en la configuración de formato de fecha, el Administrador de migración de datos muestra un error. Sin embargo, hay casos en que los datos de fecha no tienen el formato esperado en los datos de origen, pero el Administrador de migración de datos los convierte a un formato esperado (sin mostrar ningún error) y migra los datos.
Por ejemplo, si va a migrar datos para los que el formato de fecha se había establecido en aaaa/mm/dd (15 de abril, 2007 sería 2007/04/15), la tabla siguiente explica el modo en que el Administrador de migración de datos trata los formatos incoherentes.
Origen de datos
Datos migrados
Comentarios
4/15/07
No migrados.
"15" no es un mes válido; por tanto el Administrador de migración de datos muestra un error.
04/15/2007
2007/04/15
El Administrador de migración de datos interpreta "2007" (donde el sistema espera un día) como el año y convierte toda la cadena de fecha asumiendo que "2007" representa un año. Por tanto, no se muestra ningún error en este caso y los datos se migran una vez que el Administrador de migración de datos los ha convertido a un formato coherente con la configuración de formato de fecha.

Si el Administrador de migración de datos muestra errores o migra datos de fecha y hora de forma incorrecta, corrija las incoherencias en el archivo de valores separados por comas (CSV) e intente de nuevo la migración de datos.


El Administrador de migración de datos no puede crear entidades o atributos personalizados con nombres idénticos o si los nombres difieren únicamente en que la letra i esté en mayúscula en turco
Si intenta usar la versión en turco del Administrador de migración de datos para crear entidades personalizadas con nombres que son idénticos (como indigo e indigo) o que sólo difieren en que la letra i está en mayúscula (como indigo e Indigo), el Administrador de migración de datos no creará la segunda instancia de la entidad o atributo. No se mostrará ningún mensaje de error durante ni después de la migración.
Si se intentan crear atributos personalizados con nombres idénticos o que sólo difieran en que la letra i esté en mayúscula durante una migración, puede dar lugar a que la versión en turco del Administrador de migración de datos deje de responder.
Evite el uso de la versión en turco del Administrador de migración de datos para crear entidades o atributos personalizados que contengan la letra i. La aplicación web de Microsoft Dynamics CRM 4.0 no tiene este problema. Por tanto, si desea crear entidades o atributos personalizados en turco que contengan la letra i, créelos a través del área Configuración de la aplicación web antes de migrar los datos. A continuación, use el Administrador de migración de datos para migrar los datos de origen a estas nuevas entidades y atributos.

Conocer la estructura de un flujo de trabajo

Puede usar los flujos de trabajo en Microsoft Dynamics CRM para automatizar tareas de modo que no sea necesario recordarlas para llevarlas a cabo. No es necesario que sea un programador para crear un flujo de trabajo: sólo necesita comprender los procesos empresariales de su departamento.

Para ayudarle a empezar, en este artículo se proporciona un diagrama que ilustra los componentes de un flujo de trabajo.
Cada flujo de trabajo incluye dos componentes:
Propiedades. Una recopilación de opciones que define el ámbito del flujo de trabajo y cómo pueden usarlo los usuarios.
Lógica. La lógica que agrega al flujo de trabajo determina las acciones específicas que realizará el flujo de trabajo en los registros. Cuando se empieza, resulta útil conocer los siguientes términos relacionados con la lógica del flujo de trabajo:
Fases. Agrupe los pasos para que el flujo de trabajo sea más fácil de leer. Las fases también se pueden usar para definir los procesos empresariales y, después, los informes de canalización se pueden usar para supervisar los procesos empresariales.
Pasos. Cada paso incluye las condiciones para ejecutar el paso y las acciones que realiza el flujo de trabajo cuando las condiciones se cumplen. Cada paso puede tener varios subpasos.
Condiciones. Los criterios para ejecutar acciones específicas.
Acciones. Tareas automatizadas como, por ejemplo, enviar correo electrónico a un usuario o asignar un registro.

En el siguiente diagrama se ilustran los componentes de un flujo de trabajo.

Usando Detección de Duplicados en MSCRM 4.0

Microsoft Dynamics CRM incluye tres fuera de la caja de detección de duplicados de las normas. Vamos a estar usando la conduce con la misma dirección de correo electrónico regla. En este artículo, Microsoft Dynamics CRM se compara la dirección de correo electrónico de campo de cada registro. Si los campos de dirección coincide, se considera un duplicado. Campos en blanco también se consideran una coincidencia exacta. Para empezar, en el Encabeza la lista, voy a mirar en mi opinión Conduce Abierto. Voy a seleccionar un conjunto de registros y, a continuación, en el menú Más acciones, haga clic en Detectar duplicados. Podría ejecutar este trabajo en todos los registros en todas las páginas, pero estoy sólo va a correr en el registros seleccionados. Este es el asistente de detección de duplicados.

El nombre y la fecha de inicio se llenan automáticamente. También podría programar para ejecutar este trabajo en un momento posterior o para que se ejecute en un intervalo regular. También estoy con un correo electrónico enviado a mí, cuando el trabajo es terminado. Para iniciar este trabajo, haga clic en Aceptar. Usted no recibirá un cuadro de diálogo u otro mensaje que le dice que el trabajo esté completo. Usted puede seguir trabajando. Si usted o alguien en su organización ha creado otros dos ejemplares de detección de puestos de trabajo para llevar los registros, que también se ejecute. Cuando esté listo para trabajar con los duplicados encontrados, ir al lugar de trabajo, y haga clic en Duplicar detección. Aquí está la tarea que sólo corría, y de acuerdo con la situación, que finalizó con éxito. Echemos un vistazo a lo que se encontró. En el trabajo de registro, haga clic en Ver duplicados.

La primera es para duplicar la iniciativa denominada Con Aaron. Vamos a comprobar ambos registros. En primer lugar, tenemos que abrir el registro en la parte superior y, a continuación, abrir el registro en la parte inferior. Ahora vamos a comparar los dos. Parece que es la misma persona, pero el fondo tiene más información de registro como un número de teléfono y una dirección.

Así que ahora puede cerrar estos registros. Si los dos discos son idénticos, se podría simplemente haga clic en Combinar automáticamente. Sin embargo, dado que un registro tiene más información, vamos a seleccionar uno como maestro. La fusión de registros de diálogo nos muestra todos los campos que tienen datos. No puedo seleccionar todos los campos con los datos y luego seleccione el registro que quiero ser el agente principal de registro. Y ahora puede hacer clic en Aceptar para combinar los registros. Cuando la fusión se haya completado, no puedo hacer clic en Aceptar.

Ahora puedo ir al siguiente registro. O puedo cerrar el trabajo y volver y terminar más tarde.

SDK 4.0.7 para Microsoft Dynamics CRM 4.0

Otra de las noticias que os hago llegar y que tambien debe de haber llegado a los oidos de muchos de vosotros durante los últimos dias, es que durante éste último trimestre del año ha salido a la luz la nueva versión del SDK de CRM 4.0.En él podremos encontrar información actualizada de como crear plug-ins, workflows personalizados, utilización de Web services, gestión de datos ademas de mucha mas información.El SDK aborda temas de todos los puntos de vista, desde desarrollo de código pasando por la lógica de negocio, modulos de integración o workflows. Nos proporciona una vista general de la arquitectura de CRM, el modelo de seguridad, de entidades y por supuesto servicios web.

También destacar que dispondremos de otra variada infomación referente a códigos de integración con servicios Web, javascript y una guia muy detallada de los estilos de la interface.

En resumen, nos encontramos ante una guía muy completa sobre el CRM 4.0 que nos ayuda en gran medida al desarrollo de proyectos de CRM, con la que entenderemos mucho mejor tanto la arquitectura de entidades y relaciones como de las multiples posibilidades de las que disponemos a la hora de desarrollar y personalizar nuestro proyecto.

Para encontrarlo, bastará con redirigirnos al enlace:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=82e632a7-faf9-41e0-8ec1-a2662aae9dfb&DisplayLang=en